So meistern Unternehmen die digitale Abrechnung

Die Digitalisierung verändert Abläufe, auch in vielen Bereichen des Gesundheitswesens. Hier erfordert der Prozess neben technischem Verständnis nämlich auch ein besonders sorgfältiges Arbeiten. Zwar kümmern sich häufig spezialisierte Fachkräfte um die Abrechnung, aber für alle, die eine Ausbildung, einen Berufseinstieg oder eine Weiterbildung im Gesundheitsbereich anstreben, ist ein solides Grundwissen maßgeblich. In vielen Einrichtungen übernehmen Mitarbeiter neben ihrer Haupttätigkeit auch Verwaltungsaufgaben. Das Verstehen der Abläufe der digitalen Abrechnung sorgt dabei für ein effizienteres Arbeiten im Team und ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Fehlern. Zudem eröffnet dieses Wissen Chancen, sich beruflich weiterzuentwickeln.

Gesetzliche Vorgaben jederzeit im Blick behalten

Abrechnungen im Gesundheitsbereich unterliegen vielen konkreten Regeln. Die Abrechnung mit Krankenkassen, die Kostenübernahme bei Heil- und Hilfsmitteln sowie die Abrechnung ambulanter Leistungen sind unter anderem genau geregelt. Die Kenntnis solcher aktueller Regelungen ist für die Arbeit in der Abrechnung unerlässlich, denn Fehler bei der Abrechnung führen zu Rückfragen oder Verzögerungen und ziehen mitunter finanzielle Einbußen nach sich. Ein solides Verständnis der Verordnungen und Abrechnungsmodalitäten sowie eine Software, die sich regelmäßig aktualisiert, helfen, solche Probleme zu vermeiden.

Datenschutz ist maßgeblich

Im Gesundheitswesen sind sensible Daten tägliche Begleiter. Auch bei der elektronischen Abrechnung werden neben Rechnungsdaten auch persönliche Informationen verarbeitet. Deshalb sind alle digitalen Prozesse besonders sicher zu gestalten. 

Die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangen eine verschlüsselte Übertragung der Daten. Verantwortliche in Praxen, Kliniken oder bei anderen Gesundheitsdienstleistern tragen demnach Sorge dafür, dass keine Daten ungeschützt weitergegeben werden. 

Automatisierung reduziert Fehler und Aufwand

Digitale Abrechnungssysteme automatisieren viele Arbeitsschritte und auch die automatische Rechnungserstellung ersetzt die bisher manuelle Eingabe. Das verringert Fehlerquellen erheblich und entlastet das Personal, denn statt Zeit mit Korrekturen zu verbringen, bleibt mehr Raum für patientennahe Aufgaben. Automatisierte Systeme unterstützen dabei, dass Abrechnungen schneller und präziser bearbeitet werden.

Elektronische Rechnungen vereinfachen Abläufe

Elektronische Rechnungen haben sich in den vergangenen Jahren stark verbreitet, auch aufgrund der neu eingeführten E-Rechnungspflicht für B2B-Unternehmen. Durch eine passende E-Rechnungssoftware lassen sich Rechnungen dabei effizienter erstellen und verschicken, denn statt Papierdokumente zu versenden, werden Daten digital und standardisiert übermittelt. Das spart Zeit, da manuelle Schritte entfallen und reduziert Fehler, die bei der manuellen Eingabe teilweise auftreten. Einrichtungen im Gesundheitswesen, die häufig mit unterschiedlichen Kostenträgern zu tun haben, nutzen diese Vereinfachung idealerweise, um Abläufe schneller und fehlerfreier zu gestalten.

Praktische Hinweise für den Einstieg

Ein gelungener Einstieg in die digitale Abrechnung setzt eine klare Prüfung der vorhandenen technischen Infrastruktur voraus. Nur so lassen sich Prozesse schließlich effektiv gestalten und Fehlerquellen minimieren. Bevor die digitale Abrechnung eingeführt wird, sollten folgende Punkte unbedingt beachtet werden.

• Prüfen, ob die vorhandene IT die Nutzung digitaler Abrechnung unterstützt
• Auf Software setzen, die die gesetzlichen Vorgaben erfüllt und regelmäßig aktualisiert wird
• Daten regelmäßig sichern und Schutzmaßnahmen aktivieren
• Mitarbeiter im Umgang mit Software und Abrechnungsregeln schulen
• Abläufe zur Prüfung von Rechnungen festlegen, um Fehler frühzeitig zu erkennen

Die digitale Buchhaltung im Gesundheitswesen ist kein Selbstläufer, denn sie verlangt Aufmerksamkeit und technisches Verständnis. Die Mühe ist es allerdings wert, weil Abläufe transparenter und weniger fehleranfällig werden. So lässt sich die Zeit für administrative Tätigkeiten verkürzen und Ressourcen für die eigentliche Versorgung nutzen. Die Digitalisierung macht die Abrechnung obendrein sicherer und effizienter, wenn sie gezielt und verantwortungsvoll eingesetzt wird.

Wohin entwickelt sich die digitale Abrechnung?

In Zukunft rücken intelligente Systeme stärker in den Fokus, die Abrechnungen selbstständig überprüfen und Fehler erkennen. Zudem gewinnen Schnittstellen zwischen verschiedenen Programmen an Bedeutung. So verbinden sich zum Beispiel Praxissoftware, Laborsysteme und Abrechnungsprogramme, um Daten nahtlos auszutauschen, was den Informationsfluss verbessert und den Verwaltungsaufwand verringert. Trotz technischer Hilfsmittel ist jedoch Fachwissen in der Abrechnung unerlässlich. 

Mitarbeiter sollen schließlich medizinische Leistungen korrekt zuordnen und wissen, welche Angaben erforderlich sind. Fehlerhafte Angaben führen nämlich typischerweise zu Rückfragen und verzögern den Abrechnungsprozess. Daher sind regelmäßige Schulungen essenziell, um mit aktuellen gesetzlichen Vorgaben und notwendigen Softwarefunktionen vertraut zu bleiben.