Lohnbuchhaltung für Unternehmen: Schwerpunkt Lohn- und Gehaltsabrechnung

Jedes Unternehmen, das sich gerade erst etabliert hat einen folgenden Meilenstein vor sich: Das Etablieren einer Lohnbuchhaltung. Ob diese von nur einer Person oder durch ein ganzes Team von Mitarbeitern ausgeführt wird, hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Je mehr Mitarbeiter Sie haben und umso größer Ihr Marktanteil ist, desto mehr Arbeit kommt auf die Lohnbuchhaltung zu. Doch welche Aufgaben erfüllt diese Abteilung? Was unterscheidet Lohn- und Gehaltsabrechnung? Und welche Fehler sollten Sie auf keinen Fall begehen?

Die Abteilung Lohnbuchhaltung

Sicherlich steht fest, dass die Lohnbuchhaltung Buch über alle Löhne führen muss. Dies geht bereits aus dem Begriff hervor. Doch neben der pünktlichen Auszahlung der Mitarbeiterlöhne müssen weitere Arbeiten erledigt werden. So gilt es, alle Personaldaten zu pflegen sowie ständig zu erneuern. Wenn in Ihrem Unternehmen bereits zwei Abteilungen entstanden sind, ist eine weitere Aufgabe der Lohnbuchhaltung die Weitergabe der Belege der Lohnzahlen an die Hauptbuchhaltung. Eventuell wird die Buchhaltung jedoch zusammengefasst, sodass dieser Aufgabenteil entfällt. Doch nicht nur intern müssen Daten weitergegeben werden. Vielmehr gibt es zahlreiche gesetzliche Meldepflichten. Diese müssen zum richtigen Zeitpunkt erfüllt werden. Hierzu gehört unter anderem der Beitragsnachweis für die Krankenkasse oder die Lohnsteueranmeldung des Arbeitnehmers.
Zudem müssen Arbeitsverträge erstellt werde sowie Kündigungen und Entlassungen finanziell korrekt abgewickelt werden.

Der Unterschied Lohn- und Gehaltsabrechnung

Wenn Sie neu im Business sind, kann die Vielfalt der Begriffe etwas verwirrend sein. Abrechnungen müssen für das Finanzamt klar ersichtliche Titel erhalten. Daher müssen Sie sich im Vorfeld genaustens informieren, welchen Begriff es zu wählen gilt. Unter einem Lohn versteht sich eine Bezahlung für geleistete Arbeit. Diese Bezahlung richtig sich jedoch nach Stunden, Stückzahlen oder einem Akkord.
Im Gegensatz dazu wird ein Gehalt regelmäßig monatlich ausgezahlt. Diese Form des Entgeltens erhalten Beamte und Angestellte. Bei Vertragsunterzeichnung wird die Höhe des monatlichen Gehalts vereinbart.

Zu Ihrer Information: Um das Wirrwarr der Begriffe etwas deutlicher aufzuschlüsseln kann es hilfreich sein, folgende Begriffe ebenfalls zu kennen:
Ein Honorar wird einem Angehörigen eines freien Berufs gezahlt. Hierzu gehören neben Schriftstellern oder Künstlern auch Ärzte und Rechtsanwälte.
Der Verdienst ist eine sachlich oder in Geldmitteln geleistete Bezahlung für eine natürliche oder juristische Person.

Guideline für Anfänger: Vorsicht vor diesen Fehlern

Wenn Sie in der ersten Phase Ihres Unternehmensaufbau sind, können Fehler bei der Gehaltsabrechnung Ihrer Mitarbeiter geschehen. Damit dies nicht geschieht, sollten einige Aspekte beachtet werden. Achten Sie darauf, dass die Abrechnung alle Informationen innerhalb des Abrechnungszeitraums zur Zusammensetzung des Einkommens enthalten muss. Es genügt daher nicht, einen festen Betrag aufzulisten und hiervon Steuern sowie Krankenkassenbeiträge abzuziehen, um das Nettogehalt zu ermitteln.
Listen Sie die Höhe aller Zuschläge und Zulagen detailliert auf. Diese beiden Punkte sollten Sie genau unterscheiden. Zu den Zulagen gehört beispielsweise das Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sowie jegliche Prämie. Diese Gelder werden brutto gewährt, sodass Sie bei der Besteuerung einen Faktor ausmachen. Hingegen sind Zuschläge nicht in der Steuer berücksichtigt. Neben den Steuern werden auch keine Sozialabgaben für die Zuschläge fällig. Ebendies muss Ihnen bei der Erstellung der Gehaltsabrechnung klar sein.

Anschließend sollten Sondervergütungen, Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse penibel definiert werden.