Der Umstieg auf die Industrie 2.0 - das virtuelle Büro als Büro der Zukunft (Gastartikel)

Wenn es um den Begriff Industrie 2.0 geht, steht bei vielen Unternehmern immer noch ein großes Fragezeichen über dem Kopf.

Zwar spricht mittlerweile nahezu die ganze Welt von der zunehmenden Digitalisierung, doch hakt es in der Realität bei den meisten Unternehmen an der Umsetzung. Die Voraussetzungen für das virtuelle Büro im Hinblick auf die Kerntätigkeit des Unternehmens sowie die damit verbundenen Aufgaben der jeweiligen Mitarbeiter in der Unternehmensorganisation wären zwar durchaus bereits vorhanden, doch sträuben sich noch immer zahlreiche Unternehmer vor dem tatsächlichen praktischen Umstieg. Diese Haltung geht jedoch letztlich zumeist auf das fehlende Wissen um die zahlreichen Vorzüge des virtuellen Büros für den Arbeitnehmer sowie das Unternehmen gleichermaßen zurück. Wer jedoch als Unternehmer einen Blick auf diese Vorzüge wirft, der wird sich zwangsläufig die Frage stellen, warum die praktische Umsetzung nicht bereits längst erfolgt ist.

Die Hardware ist günstig verfügbar
Eines der wesentlichen Hauptargumente gegen das virtuelle Büro ist allgemeinhin der Kostenfaktor für die benötigte Hardware. Im Grunde genommen ist dies jedoch kein schlüssiges Argument, da kompetente Ansprechpartner für Unternehmen den Weg in das virtuelle Büro auch kostengünstig ebnen. In Angeboten von professionellen Anbietern wie oneclick findet der Kunde alles wieder, was er für das virtuelle Büro benötigt. Neben der Hardware bieten derartige Unternehmen ihren Kunden selbstverständlich auch das benötigte Know-How sowie spezielle Betreuung an, so dass die Einrichtung der Hardware keinerlei Probleme darstellen sollten. Sie als Kunde werden schon sehr schnell feststellen, dass der praktische Übergang in das virtuelle Büro mit dieser Hilfe absolut schnell und problemlos vollzogen werden kann.

Sicherheit ist Trumpf
Ein weiteres Argument, welches die Gegner des virtuellen Büros gern vorbringen, ist die Sicherheit der Unternehmensdaten. Da das virtuelle Büro bekanntermaßen vollständig über das Internet abgewickelt wird besteht laut vorherrschender Meinung stets das Risiko, dass Ihre Daten in die falschen Hände gelangen könnten. Dieses Risiko kann zwar auch der beste Anbieter mit seiner Hardware niemals zu 100 Prozent ausschließen, allerdings kann zumindest ein Maximum an Sicherheit geboten werden so dass das Risiko des unbefugten Zugriffs auf das virtuelle Büro auf ein Minimum reduziert wird. Das Wissen, wie wichtig die sensiblen Daten eines Unternehmens für die tägliche Arbeit sind zeichnet einen guten Anbieter für das virtuelle Büro aus.

Die Vorteile des virtuellen Büros
Sie werden es mit Sicherheit schon einmal als Unternehmer erlebt haben, dass Ihre Angestellten verspätet oder gar gestresst an ihrem Arbeitsplatz erschienen sind. In den wenigsten Fällen ist dies auch wirklich die Schuld des Arbeitnehmers, da äußere Kriterien wie ein überfüllter Straßenverkehr oder anderweitige außerplanmäßige Ereignisse das pünktliche Erscheinen des Arbeitnehmers unmöglich machten. Da eine derzeitige Situation in den großen Metropolen Deutschlands niemals ausgeschlossen werden kann wäre hiermit bereits ein erstes gutes Argument für das virtuelle Büro gebracht. Mitarbeiter, die über ein virtuelles Büro ihrer Kerntätigkeit bei ihrem Arbeitgeber nachgehen, sind erheblich weniger gestresst und vor allen Dingen auch stets pünktlich. Unter diesem Gesichtspunkt sind die Arbeitnehmer auch erheblich motivierter, so dass die Arbeitsleistung merklich ansteigt. Derartige Mitarbeiter, die über das virtuelle Büro im Rahmen ihrer Arbeitszeit jederzeit verfügbar sind, werden auch gern bereitwillig Mehrarbeit verrichten. Angestellte, die von ihrem Arbeitsplatz erst den anstrengenden Heimweg antreten müssen, werden diese mitunter erforderliche Mehrarbeit nur widerwillig und dementsprechend wenig motiviert verrichten so dass die Arbeitsergebnisse massiv darunter leiden können.

Ein weiterer Vorteil des virtuellen Büros ist die enge Verknüpfungsmöglichkeit zu anderen Unternehmen auf der ganzen Welt. Wenn Sie als Unternehmer ihren Angestellten die Arbeit in einem virtuellen Büro ermöglichen, dann können ihre Angestellten erheblich zeitoptimierter mit Ihren Kunden auf der ganzen Welt kommunizieren. Waren früher kostspielige und zeitaufwändige Geschäftsreisen in ferne Länder für die Auftragsgenerierung erforderlich, so können diese Kosten und letztlich auch die Zeit durch das virtuelle Büro eingespart werden. Dies ermöglicht letztlich eine erheblich effizientere Kundenbetreuung sowie auch Auftragsgenerierung, so dass sich der Umsatz Ihres Unternehmens merklich steigern lässt. Wenn Sie nun einmal die Kosten für den Erwerb der benötigten Hardware aus unserem Sortiment mit den Kosten der Auftragsgenerierung gegenrechnen werden Sie feststellen, dass Sie mit dem virtuellen Büro massiv Geld einsparen und gleichzeitig eine sinnvolle Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens tätigen.

Fazit

Es gibt durchaus bereits Beispiele für ein virtuelles Büro. Speziell in der Telekommunikationsbranche steht dem Kunden ein virtueller Mitarbeiter des Unternehmens in allen Belangen zur Verfügung. Der real existierende Mensch dahinter geht seiner Arbeitstätigkeit sehr bequem und entspannt von den heimischen vier Wänden aus nach und kann dementsprechend den Anliegen der Kunden erheblich gelassener entgegentreten.

Bildquelle: Photo by Markus Spiske on Unsplash